نظام مخزون وصرف أدوية

كانت مجموعة عيادات خاصة تدير صيدليات داخلية في عدد من فروعها تتابع مخزون الأدوية على مستوى العلبة عبر جدول بيانات لكل فرع. أما أرقام التشغيلات وتواريخ الانتهاء فكانت تُسجَّل، إن سُجّلت أصلاً، على العبوة نفسها فقط — ما يعني أن تحديد ما يجب سحبه من الرفوف بعد إشعار من المورّد يتطلب فحصاً مادياً لكل فرع.

كان الصرف منفصلاً عن المخزون. يسلّم الصيدلي الدواء، ثم يقوم شخص ما لاحقاً في اليوم بخصم الكمية بشكل منفصل، ما جعل الكمية المسجّلة والكمية الفعلية على الرف تختلفان بشكل متكرر. ولأن كل فرع يحتفظ بملفه الخاص، كان من الممكن أن ينفد صنف في فرع بينما يوجد فائض منه في فرع آخر لا يراه أحد، وكانت التحويلات بين الفروع تُرتَّب بشكل غير رسمي دون سجل لما خرج وما وصل.

كما احتاجت الأدوية الخاضعة للرقابة إلى سجل يصمد أمام التفتيش، واحتاجت المجموعة إلى أن تكون إعادة الطلب مدفوعة بالاستهلاك الفعلي لا بملاحظة صيدلي أن الرف يبدو فارغاً.

بنينا نظام مخزون وصرف صيدلاني يتتبّع المخزون على مستوى التشغيلة لا على مستوى الصنف — فكل وحدة متوفّرة تنتمي إلى تشغيلة محدّدة لها تاريخ انتهائها ومرجع مورّدها. وهذا يحوّل متابعة تواريخ الانتهاء والتعامل مع سحب الأصناف إلى استعلام بدل جرد ميداني، ويتيح للنظام الصرف افتراضياً وفق مبدأ الأقرب انتهاءً أولاً بدلاً من ترك اختيار التشغيلة لمن يصل إلى الرف أولاً.

جُعل الصرف وحركة المخزون عملية واحدة. فصرف دواء مقابل وصفة يخصم من التشغيلة المحدّدة التي جاء منها في لحظة حدوثه، بحيث تكون الكمية المسجّلة نتيجة لسجل الصرف لا رقماً منفصلاً يُحافظ عليه بالتوازي. وكل حركة — استلام، صرف، تحويل، تسوية، إتلاف — هي قيد ثابت في سجل حركة مع سببها والمستخدم المنفّذ، بحيث يُشتق المخزون الحالي من تاريخ الحركة ويمكن تتبّع أي فرق إلى القيد الذي سبّبه بدل الجدال حوله.

تتشارك الفروع عرضاً واحداً للمخزون مع احتفاظ كل فرع بأرصدته، بحيث يرى الصيدلي التوافر على مستوى المجموعة ويطلب تحويلاً يُؤكَّد عند الاستلام في الوجهة — بحالة "قيد النقل"، لا تسليماً غير موثّق. وتُعلَّم الأدوية الخاضعة للرقابة على مستوى الصنف، ويتطلب صرفها تفويضاً إضافياً مسجّلاً، ما ينتج سجلاً بتاريخ حركة كامل وقابل للإسناد. وتُحدَّد نقاط إعادة الطلب لكل فرع ولكل صنف وتُقيَّم مقابل الاستهلاك الفعلي، بحيث تنبع إعادة التزويد من البيانات لا من الملاحظة.

النتيجة

أصبح المخزون متتبَّعاً حسب التشغيلة وتاريخ الانتهاء عبر كل الفروع من واجهة واحدة، وأصبح تحديد الوحدات المتأثرة بعد إشعار من مورّد عملية بحث لا فحصاً رفّاً برف. وتتحرّك الكميات المسجّلة كنتيجة مباشرة للصرف بدلاً من تسويتها لاحقاً، وتترك التحويلات بين الفروع وصرف الأدوية الخاضعة للرقابة سجلاً كاملاً قابلاً للإسناد.